Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24 §:n mukainen tietosuojaseloste.

Rekisterijärjestelmän omistaja

Prospectum Oy
Y-tunnus: 2353129-3
Ylistönmäentie 24
40500 Jyväskylä
Puh. +358 40 543 3500

Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot

Toimitusjohtaja Pekka Neuvonen
Puh: +358 40 543 3500
Sähköposti: pekka.neuvonen@prospectum.fi

Rekisterin nimi

Prospectum Oy:n Prospectumlive -sähköisen tapahtumapalvelun osallistujarekisteri. Yleisessä käytössä on myös nimitykset; online-, verkko- tai virtuaalinen tapahtuma.

Rekisteriin liittyvä palvelu

Prospectumlive on internet-selaimessa toimiva palvelu, jossa välitetään esimerkiksi videokuvaa, tarjotaan mahdollisuus vuorovaikutukselle ja jaetaan tietoa tapahtumanjärjestäjän ja kumppaneiden määrittämillä tavoilla. Palvelussa on myös mahdollista käydä keskusteluja muiden paikalla olevien henkilöiden kanssa.Palvelussa hyödynnetään salattua internet-yhteyttä (https).

Rekisterin sisällöstä vastaa

Rekisterin sisältö ja ylläpito tapahtuu tapahtumajärjestäjien toimesta ja tapahtuman järjestäjä omistaa osallistujatiedot. Rekisterinpitäjä on tapahtumanjärjestäjä. Prospectum Oy tarjoaa teknisen järjestelmän rekisterin käyttämiseen ja tietojen säilytykseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjän järjestämien tapahtumien (esimerkiksi messut, koulutukset, webinaarit, tietoiskut) toteuttamista varten. Osallistujatietojen hallinta on tärkeää tapahtumien turvalliselle toteuttamiselle, tapahtumaa koskevien viestien välittämiseksi ja esimerkiksi osallistumistodistusten ja palautekyselyiden lähettämistä varten.

Huomioitavaa on, että mikäli tapahtumanjärjestäjä edellyttää ennakkoilmoittautumista tai tapahtumaan saapuvien henkilöiden todentamista, niin osallistuminen ei ole mahdollista ilman tapahtumanjärjestäjän vaatimien tietojen luovuttamista ja rekisteriin tallentamista. Tapahtumanjärjestäjä vastaa, että kerättävien tietojen tulee olla tapahtuman toteuttamisen kannalta olennaisia.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano.

Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää henkilötietolistan ja analytiikkaa varten kerätyt tiedot. Rekisteri tulee aina sisältämään osallistujista sähköpostiosoitteen.

Rekisteri voi myös sisältää seuraavia asioita.

  • Henkilön nimi
  • Henkilön yhteystieto, esimerkkinä puhelinnumero, osoite, organisaatio,
  • jossa henkilö työskentelee sekä asema organisaatiossa.
  • Valokuva
  • Henkilön tekemät toimenpiteet tapahtuman verkkosivuilla, esim. linkkien avaaminen
  • Henkilön sijainti tapahtuma-alueella, esimerkiksi ohjelmaosuuksiin
  • osallistuminen ja liikkuminen näyttelyalueella
  • Henkilön oikeus osallistua äänestyksiin ja mahdollisesti poikkeavat painoarvot äänestyksissä
  • Henkilön muut, tapahtumanjärjestäjän määrittämät erityisoikeudet
  • Henkilön lähettämät viestit tapahtuman chat-palvelussa, jotka ovat osallistumista julkiseen keskusteluun, esimerkiksi kysymykset esiintyjille

Rekisteri EI sisällä osallistujan käymiä henkilökohtaisia chat-keskusteluja muiden osallistujien kanssa tai annettuja äänestysvastauksia.

Rekisterin tietolähteet

Rekisteri muodostuu joko ennakkoilmoittautumislomakkeella kerätyistä tiedoista tai osallistujan itse antamien tietojen perusteella saavuttaessa Prospectumlive -palveluun. 

Rekisteröity henkilö voi lähettää tiedot myös sähköpostitse tai ilmoittaa ne puhelimitse, jonka jälkeen tiedot tallennetaan osallistujarekisteriin rekisterinpitäjän toimesta.

Rekisterinpitäjä vastaa, että tietojen tallentamisesta ja käyttötarkoituksesta kerrotaan henkilölle voimassa olevan lainsäädännön ja tietosuoja-asetusten mukaisesti.

Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidyn henkilön tietojen luovuttamisesta edelleen. Rekisteröidyn henkilötietoja tulee luovuttaa vain tarpeen mukaan tapahtuman järjestämiseen liittyen rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille. Luovutettavia tietoja tulee rajata aina mahdollisimman vähäisiksi.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

a. Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei tuoteta rekisteristä.

b. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisterin käyttäjät tunnistetaan ja heidän käyttövaltuutuksia hallinnoidaan. Käytössä on asianmukaiset tietoturvaratkaisut.

Rekisteröidyn oikeudet

  1. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin tässä rekisterissä, mikäli oikeuksia pyytävä henkilö pystytään luotettavasti tunnistamaan rekisteröidyksi. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle otteen niistä henkilötiedoista, joita rekisterissä on. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti.
  2. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja

    a. Rekisteröity voi itse muokata tietojaan tapahtumienhallintajärjestelmän toimintojen avulla, mikäli tämä on tapahtumakohtaisesti sallittu.
    b. Muussa tapauksessa oikaisupyyntö on tehtävä rekisterin yhteyshenkilölle
     
  3. Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli

    a. Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
    b. Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    c. Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  4. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot toimitetaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (CSV-tiedosto).
  5. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.