Varaudu muuttuviin tilanteisiin – järjestä hybriditapahtuma

20.08.2021 13:46

Tapahtuma-alan murros jatkuu, kun pandemiatilanne helpottuu ja rokotuskattavuus lisääntyy. Täysin virtuaalisten tapahtumien rinnalle palaavat tutut live-tapahtumat, mutta myös uudenlaiset hybriditapahtumat. 

Hybriditapahtuma on riskitön vaihtoehto epävarmoina aikoina. Tapahtumajärjestäjä ja osallistujat hyötyvät hybriditapahtuman skaalautuvuudesta, osallistujakeskeisyydestä ja ekologisuudesta. 

Hybriditapahtuma on virtuaalitapahtuman ja live-tapahtuman yhdistelmä

Mikä on hybriditapahtuma?

Hybriditapahtuma on virtuaalisen tapahtuman ja live-tapahtuman yhdistelmä. Osallistujat voivat valita, osallistuvatko online-tapahtumaan vai saapuvatko paikalle fyysisesti. 

Hybriditapahtuma ei tarkoita striimattua live-tapahtumaa, vaan tapahtumakokemus on vuorovaikutteinen ja tasa-arvoinen molemmille yleisöille. 

Hybriditapahtuma soveltuu monenlaisten tapahtumien järjestämiseen, kuten seminaareihin, messuihin, yritystapahtumiin, koulutuksiin ja vuosikokouksiin. Hybriditapahtuman järjestämisestä on paljon etuja sekä järjestäjälle että osallistujalle. Alla kerromme näistä lisää ja annamme vinkkejä onnistuneen hybriditapahtuman järjestämiseen. 

Hybridi varmistaa tapahtumasi onnistumisen epävarmoina aikoina

Viime ajat ovat osoittaneet, että tulevaisuutta ei voi ennustaa edes muutaman kuukauden päähän. Hybriditapahtuman virtuaalinen osallistumisvaihtoehto takaa sen, ettei sinun tarvitse perua tapahtumaasi, vaikka pandemiatilanne ja kokoontumisrajoitukset muuttuisivat juuri ennen h-hetkeä. 

Hybriditapahtuma pienentää riskiä sekä tapahtumajärjestäjälle ja että osallistujalle. Virtuaalinen vaihtoehto mahdollistaa skaalautumisen suurelle yleisömäärälle ja kansainvälisestikin laajalle alueelle. Kun tilan koko ei rajoita osallistujamäärää, viime hetken ilmoittautumispiikit tai peruutukset eivät vaikuta tapahtuman onnistumiseen.  

Hybriditapahtuma palvelee osallistujia paremmin

Käytännölliset virtuaalitapahtumat ovat saavuttaneet yleisön suosion. Osallistuminen on vaivatonta ja saatavilla on suurempi valikoima tapahtumia. 

Vaikka yhteiskunta palaakin kohti normaalia ja live-tapahtumat ovat jälleen mahdollisia, osallistujat haluavat säilyttää valinnanvapautensa. Hybriditapahtuma on asiakaslähtöinen vaihtoehto, jossa osallistujien toiveet ovat keskiössä. 

Kun tarjoat sekä virtuaalisen että fyysisen tapahtumakokemuksen, voit hyötyä suuremmasta yleisöstä, paremmasta puhujavalikoimasta ja laajemmasta määrästä näytteilleasettajia. Matkustamisen tarpeen vähentyessä tapahtumista tulee myös ympäristöystävällisempiä.

Virtuaalisuus tuo live-osallistujille uusia etuja, kuten helpon pääsyn materiaaleihin ja tapahtuman tallenteeseen, sekä osallistumisen chattiin ja äänestyksiin. 

Hybriditapahtuman kustannukset 

Hybriditapahtuman järjestäminen säästää tila- ja matkustuskuluja, mutta toisaalta kahden erillisen yleisön huomioimisesta syntyy uusia kustannuksia. 

Hybriditapahtuman tapahtumatila voi olla normaalia pienempi, koska paikalla on vähemmän yleisöä. Tarjoiluja ja henkilökuntaa tarvitaan mahdollisesti vähemmän. Säästöjä voi syntyä myös etänä osallistuvien puhujien majoitus- ja matkakustannuksista. 

Koska osallistujien ei tarvitse matkustaa, hybriditapahtuman osallistujamäärä voi olla kokonaisuudessaan suurempi. Osallistumisaste on usein parempi kuin fyysisessä tapahtumassa helppouden takia.
Lisäkustannuksia aiheutuu esimerkiksi esitysten tarjoamisesta sekä online-alustalla että tapahtumasalissa, salitekniikan järjestämisestä, sisältöjen suunnittelusta ja tuotannosta sekä erillisen juonnon järjestämisestä online- ja live-yleisöille. 

Vuorovaikutus ja erillään olevien yleisöjen huomiointi hybriditapahtumissa

Hybriditapahtuma ei ole passiivinen live-tapahtuman striimaus verkkoyleisölle, eikä se jätä paikalle saapunutta yleisöä ulkopuoliseksi verkossa tapahtuvasta keskustelusta. Onnistunut hybriditapahtuma huomioi erillään olevat yleisöt aidosti. 

Tapahtumajärjestäjän on ratkaistava, miten chatissa tai tapahtumapaikalla esitetyt kysymykset priorisoidaan, miten äänestykset toteutetaan molemmat yleisöt huomioiden, mitä ohjelmaa etäosallistujille tarjotaan taukojen aikana ja miten tapahtuman juonto järjestetään. Salitekniikassa on huomioitava mikrofonien hallinta niin, että myös verkkoyleisö kuulee keskustelun. 

Tekniikan toimivuus on erityisen kriittistä etäyleisölle. Verkkotapahtumasta voi poistua napin painalluksella, joten alustan toimivuus ja yleisön sitouttaminen erilaisilla vuorovaikutustyökaluilla on tärkeää. 
Tapahtumajärjestäjälle kahden erillään olevan yleisön huomioiminen, viestinnän sujuvuus ja vuorovaikutus ovat haastavia kysymyksiä, mutta hyvä hybriditapahtuma-alusta auttaa taklaamaan näitä haasteita. 

Aito hybriditapahtuma-alusta tarjoaa tasavertaisen kokemuksen osallistujille

Useimmat tapahtumajärjestäjät ovat jo tutustuneet virtuaalitapahtuma-alustoihin. Virtuaalitapahtuma-alustoja käytetään myös hybriditapahtumissa, mutta nämä alustat eivät yleensä huomioi fyysisessä tapahtumassa läsnä olevia osallistujia. Vuorovaikutus jää puutteelliseksi ja online-yleisön kokemus ei huonoimmassa tapauksessa eroa striimin seuraamisesta mitenkään. 

Hybriditapahtuma-alusta eroaa virtuaalitapahtuma-alustasta siten, että se sisältää mobiilisovelluksen. Etänä oleva yleisö osallistuu tavallisesti tietokoneelta, mutta paikan päällä oleva yleisö käyttää mobiililaitteitaan. Mobiilisovelluksen avulla myös saliyleisö voi käyttää chattia, osallistua äänestyksiin ja pienryhmiin etäyleisön kanssa, sekä ladata materiaalit ja tallenteet.

Aito hybriditapahtuma-alusta varmistaa yhtenäisen kokemuksen molemmille yleisöille ja on vuorovaikutteinen. Laadukas hybriditapahtuma-alusta on responsiivinen, eli se mukautuu kaikille laitteille, ja sisältää samat elementit kaikilla päätelaitteilla.   

Panosta näihin asioihin, kun järjestät hybriditapahtuman

Yhtenäinen tapahtumakokemus
Hybriditapahtuman sisällön, vuorovaikutuksen ja viestinnän suunnittelu vaatii enemmän kuin puhtaan virtuaalitapahtuman tai live-tapahtuman kohdalla. Osallistujakokemus on ensiarvoisen tärkeää ja siihen kannattaa panostaa. Suunnittele viestintä, osallistujien rekisteröinti, sisältöjen jakelu, vuorovaikutus tapahtuman aikana, tauot, moderoinnit ja juonnot mahdollisimman tarkkaan molemmille yleisöille. 

Hybriditapahtumiin sopiva alusta
Tekniikan toimivuus on kaiken A ja O. Virtuaaliosallistujien kannalta alustan valinta on luonnollisesti tärkeää, mutta muista myös huomioida fyysisesti läsnä oleva yleisö. Aito hybridialusta tekee osallistujakokemuksesta tasa-arvoisen molemmille yleisöille. Hybriditapahtuma-alustan mobiilisovelluksen ansiosta myös liveyleisö voi osallistua helposti chat-keskusteluihin, äänestyksiin ja pienryhmiin etäyleisön kanssa. 

Osallistujien sitouttaminen
Koska virtuaaliosallistujien on hyvin helppoa poistua tapahtumasta, suosittelemme suunnittelemaan osallistujien sitouttamisen tarkkaan. Äänestykset, kyselyt, kysymysten esittäminen puhujille, workshopit ja puhuttelevat online-sisällöt aktivoivat yleisöä ja lisäävät osallistumismotivaatiota. 

Onnistu hybriditapahtuman järjestämisessä ProspectumLIVEn avulla

Laadukas hybriditapahtuma-alusta on merkittävässä roolissa tapahtuman onnistumisen kannalta. Aidosti hybriditapahtuman huomioiva alusta sisältää mobiilisovelluksen paikan päällä olevalle yleisölle ja monipuolisia vuorovaikutustyökaluja, jotka mahdollistavat viestinnän erillisten yleisöjen välillä. Hybridiin suunniteltu alusta helpottaa myös tapahtumajärjestäjän työtä.   

ProspectumLIVE on responsiivinen alusta, joka tarjoaa osallistujille saman saumattoman kokemuksen sekä tietokoneella että mobiililaitteilla. Mobiilisovellus toimii verkkoselaimessa, joten osallistujien ei tarvitse ladata erillistä sovellusta. Järjestäjä voi viestiä yleisölle yhdellä sovelluksella huolimatta siitä, onko osallistuja läsnä vai etänä. 

ProspectumLIVEllä hallinnoit helposti osallistumisoikeuksia, järjestät tunnistautumisen, viestit osallistujille, järjestät äänestyksiä, tarjoat chatin, jaat videosisältöjä ja striimiä, saat dataa tapahtumasta, keräät palautetta, lähetät osallistumistodistukset sekä mahdollistat verkostoitumisen. ProspectumLIVEllä järjestät vaivattomasti myös virtuaalisen näyttelyn.

Hybriditapahtuma lisää joustavuutta muutosten edessä ja sopii siksi erityisen hyvin tähän aikaan, jolloin kokoontumisrajoituksia ja ihmisten käyttäytymistä on vaikea ennakoida. Valitse aidosti hybridin huomioiva tapahtuma-alusta ja kumppani, jolla on kokemusta sekä live- että verkkotapahtumista. 

Jos kiinnostuit, ota yhteyttä ja kerromme mielellämme lisää. 

Lue lisää hybriditapahtuma -sivulta.