Sähköiset palvelut virallisissa kokouksissa

Virallisten kokousten ei tarvitse tarkoittaa suurta työmäärää, venyneitä aikatauluja tai vaikeasti toteutettavia äänestyksiä. Sähköiset kokouspalvelut tehostavat järjestelyjä ilmoittautumisesta illanviettoon ja sujuvoittavat virallisen kokouksen kulkua. Äänestäminen käy sähköisten palvelujen avulla nopeasti, ja etäkokousvaihtoehto tekee osallistumisen mahdolliseksi suuremmalle yleisölle.
 

Sähköisesti jo ilmoittautumisesta lähtien

Moni hankala työvaihe jää taakse, kun käytät sähköisiä palveluja jo kutsuvaiheessa. Luo tyylikäs kutsuviesti, rakenna houkutteleva tapahtumasivu ja kerää kokoukseen saapuvien tiedot sähköisellä ilmoittautumislomakkeella tapahtumanhallintajärjestelmään. Samassa järjestelmässä olevia tietoja on helppo hallita ja osallistujien tiedottaminen käy kätevästi.
 

Saapuminen virallisiin kokouksiin

Lähetä ilmoittautuneille vahvistusviestin mukana lippu tai nimikortti, jossa on QR-koodi. Kokouspaikalla skannaat vain sähköisessä tai osallistujan itse tulostamassa lipussa olevan QR-koodin ja rekisteröityminen sujuu vauhdilla. Voit myös tulostaa nimikortit koodeineen saapumisen yhteydessä. Alla kerromme, miten voit hyödyntää QR-koodeja kokouksen myöhemmissä vaiheissa.
 

Etäosallistuminen lisää houkuttelevuutta

Etäosallistumisvaihtoehto tuo virallisen kokouksen yhä useamman saataville, kun osallistua voi esimerkiksi kotisohvalta käsin. Virtuaalitapahtuma-alustalla kokoukseen pääsee mukaan joko videostriimin tai videokokouspalvelun kautta. Liitä osallistumislinkki ilmoittautuneille lähtevään vahvistusviestiin, että osallistujat voivat halutessaan testata virtuaalialustaa ennakkoon.
 

Vahva tunnistautuminen etäosallistujille

Vahva tunnistautuminen parantaa sähköisen kokouksen tietoturvaa. Jos kokouksessasi käsitellään luottamuksellisia asioita, varmenna osallistujien henkilöllisyys lähettämällä jokaiselle henkilökohtainen osallistumislinkki ja tunnistautumiskoodi tekstiviestillä (kaksivaiheinen tunnistus eli 2FA).
 

Kokousmateriaalien jakaminen

Sähköisillä palveluilla teet kokouksen kulusta helpon seurata kaikille osallistujille. Tallenna esityslista ja muut kokousmateriaalit virtuaalialustalle, jossa ne ovat kaikkien nähtävissä jo hyvissä ajoin ennen kokousta. Heijasta esityslista, kokousaloitteet ja puheenvuoropyynnöt kokouspaikan näytöille ja virtuaalisesti osallistuville verkkoon.
 

Sähköinen äänestäminen

Sähköinen äänestäminen on turvallista, vaivatonta ja äänestystulos selviää välittömästi. Sähköisesti äänestettäessä voit sallia myös valtakirjat ja määrittää äänimäärät osallistujakohtaisesti. Skannaa kokousedustajien nimikorttien QR-koodit kokoustilan ovella ja tiedät läsnä olevien lukumäärän automaattisesti.
 

Kokouksen jälkeen

Jos järjestät kokouksen jälkeen yhteisen illanvieton, osallistujien nimikorteissa oleva QR-koodi toimii myös sähköisenä drinkkilippuna. Voit tallentaa koodiin kiintiöt ja tarjoilu baareissa sujuu ilman paperien pyöritystä. 
Tapahtumanhallintajärjestelmän avulla voit lähettää kokouksen palautekyselyn automaattisesti vain paikalla olleille. Kokouksen päivitetyt asiakirjat ovat nähtävissä virtuaalialustalla haluamasi ajan kokouksen jälkeen.
 

Palvelumme virallisiin kokouksiin

• Kokouskutsujen lähetys ja tietojen kerääminen ilmoittautumislomakkeella
• Saapumis- ja osallistumisohjeiden lähetys
• Nimikorttien tulostus ja QR-skannaus kokouspaikalla saapumisen yhteydessä
• Kokouksen tekninen toteutus, videointi- ja striimaus verkkoon
• Virtuaalisen kokouspalvelun toteutus, edustajakohtaisten äänioikeuksien määritys ja äänipainot
• Tekninen tuki kokouspaikalla
• Palautekysely ja kokousmateriaalien päivitys alustalle

Autamme mielellämme virallisten kokousten toteuttamisessa. Kysy tarjous jo tänään.