Hyyryläispäivä kokosi Hekan asukkaat yhteen hybridinä

Korona-aika on aiheuttanut muutoksia myös Hekan vuotuiseen vuokralaisaktiivien tapahtumaan. Lokakuussa 2021 yhdeksättä kertaa järjestetyn Hyyryläispäivän osallistujille tarjottiin mahdollisuus joko saapua paikalle tapahtumakeskus Koskenrantaan tai osallistua etänä verkkotapahtumaan.

”Viime vuonna jouduimme perumaan Hyyryläispäivän koronan vuoksi. Keväällä vastaavanlainen tapahtuma ”Ilta Hekan -kanssa” järjestettiin virtuaalisena. Nyt syksyllä olimme jälleen uuden tilanteen äärellä”, kertoo tapahtuman järjestelyistä jo useana vuotena vastannut vuokralaisneuvottelukunnan sihteeri Sami Auersalmi.

”Halusimme jatkaa ennestään tutun ProspectumLIVE -alustan käyttöä virtuaaliosallistujille, koska se sai paljon kehuja viime kerralla.” Lisäksi tapahtumassa hyödynnettiin Prospectumin Eventos- ja Viestiseinä-ratkaisuja.

Skannauspalvelu sujuvoittaa osallistujatietojen hallintaa

Hyyryläispäivän järjestäjät halusivat tapahtumapaikalle skannauspalvelun, koska tieto eri kellonaikoina fyysisesti paikalla olevista osallistujista on hyödyllistä varsinkin, jos tapahtuman jälkeen tulee tarve jäljittää osallistujia.

”Keräsimme ilmoittautumiset Eventoksella, koska halusimme tarkan tiedon paikalla olevista osallistujista. Eventos Contact -palvelun avulla skannattiin osallistujien nimikortit saapuessa, lähtiessä sekä ravintolassa. Näin pääsimme eroon myös perinteisistä juomalipukkeista. Lisäksi nimikortit skannattiin materiaalien jaon yhteydessä ja näin pystyimme varmistamaan materiaalien riittävyyden jokaiselle osallistujalle”, sanoo Auersalmi.

Keskitetyt ratkaisut helpottavat hybriditapahtuman järjestämistä

Hybriditapahtuman kaksi erillistä yleisöä lisäävät haastetta tapahtumajärjestäjälle, mutta keskitettyjen työkalujen avulla vuorovaikutuksen hallinta helpottuu.

”Viestiseinä meidän tapahtumassamme on ollut käytössä tapahtumissamme jo useita vuosia ja sen avulla yleisön kysymykset on saatu kerättyä tehokkaasti. Vuorovaikutuksen hallinta on olennainen osa hybriditapahtumaa. Se kannattaa suunnitella tarkasti ja toteuttaa keskitetysti. Mitä vähemmän taustalla on eri tietojärjestelmiä, sen helpompaa myös hybriditapahtuman järjestäminen on”, sanoo Auersalmi.

Hyyryläispäivän ProspectumLIVE -virtuaaliosallistujat pystyivät seuraamaan puheenvuoroja videostriimin kautta sekä lähettämään kommentteja ja kysymyksiä panelisteille Koskenrantaan. Koskenrannassa kysymysten lähettäminen onnistui tekstiviestillä sekä Twitterin tai mobiiliselaimen kautta. Kaikkien osallistujien viestit heijastettiin isolla näytöllä näkyvälle Viestiseinälle.

”Hyyryläispäivä on tapahtumana ollut rohkeasti uusia ratkaisuja hyödyntävä ja jatkuvasti kehittyvä. Tästä iso kiitos Samille ja muille järjestelyissä mukana olleille. Yhteistyö toimi tänäkin vuonna hyvin sujuvasti”, kiittelee tapahtumassa paikalla ollut Prospectumin Tatu Laukkanen.